貸事務所 移転計画スケジュール

貸事務所 移転計画スケジュール

貸事務所・オフィスの移転には、準備する事柄や事前に調べておく事柄などがあります。まずは、下記スケジュールに則り進めて行きましょう。

移転計画プランニング

一番大事な点ですが、何故、事務所・オフィスの移転計画が必要なのかという事です。理由には様々な事柄があると思います。

  • 事務所が手狭になったから、拡張移転したい。
  • 人員削減に伴い、事務所の縮小移転をしたい。
  • 最寄駅へのアクセスが良い立地へ移りたい。
  • ショールーム兼事務所仕様出来る物件に移りたい。

その他、いろいろな理由による事務所・オフィスの移転計画がありますが、この移転計画に伴う理由付けが一番重要なポイントになりますので、この点を明確にしておきましょう。このポイントがあいまいである場合、どんな貸事務所を探していけば良いのかが、どんどん的外れな方向に進んでしまう可能性もあります。尚、事務所・オフィスの移転には、事前に最低限として下記状況を確認しておく必要があります。

  • 現在使用している事務所の解約予告期間の確認
  • 現在使用している事務所の面積(サイズ)
  • 移転理由になる問題点の明確化

以上は、少なくとも事前確認が必要です。尚、上記2点に関しては、現在使用している事務所・ビルの建物賃貸借契約書に、必ず記載されてます。

貸事務所検索(探し)~決定

移転計画プランがまとまったら、その問題点を解消すべく、求める希望項目をまとめておきましょう。簡単な箇条書きがベストです。

希望する最寄駅

どの企業も駅近くがベストだとは思いますが、駅から離れると月額賃料が下がる傾向もありますので、どの最寄駅の周辺で、どのぐらい駅距離が離れても良いのかどうかなども、明確にしておきましょう。

駅距離を算出する方法として、不動産物件情報に記載されている駅徒歩〇分というのは「1分=80m」で記載されてます。

例)最寄駅徒歩5分=400m という事になります。

徒歩15分まで許容範囲です…という場合であれば、最寄駅から1.2㎞離れても大丈夫!という事になります。

おそらく月額賃料設定が低いなどの別のメリットが発生するとは思います。

貸事務所の最低希望面積(サイズ)

貸事務所の最低希望面積(サイズ)を明確にしておきましょう。大きすぎるのも様々な問題点が発生する事もありますが、小さいのは移転出来ない事になります。よって、必要最低限の貸室面積を明確にしておきましょう。

よく20~30坪ぐらいは必要です…等と言われますが、正直なところ、20坪と30坪はかなり大きさが異なります。

10坪=約33mになります。1ルームマンション1部屋~2DKマンション1部屋分相当になります。結構な異なりがある事をご理解頂けますでしょうか。

もちろん、25坪!などという明確過ぎる数値を算出してくださいというわけではありませんが、本当に必要最低数値だけを明確にしておけば、それ以上の大きさの貸事務所を探せばいい事になりますので、下限値だけを決めておきましょう。

移転先での月額賃料最大予算額

貸事務所を借りるにあたって、月額賃料最大予算額を明確にしておきましょう。こちらは上記の貸室面積とは異なり、予算の最大値を明確にして下さい。貸事務所物件等の空き状況によりますが、予算最大値を明確にしておかなければ、ものすごく良い物件に巡り合う可能性は高くなります。しかしながら、全く現実的ではありません。

月額賃料=ランニングコストです。

当然、事業計画の予算にも関わる数値です。このランニングコスト比が高くなれば、当然として売上額なども高く望まなければなりませんが、そうならなかったことを考えて、年間予算を算出していると思われます。それと同様に月額賃料を支払える最大値(ボーダーライン)を明確にしておきましょう。

結果、適合した貸事務所物件が予算最大値より下回った形で見つかった場合は、売上額が増えた事と同じ状態になります。

その他問題点の解消点

その他移転計画を行なわなければならなくなった問題点の解消点を明確にしておきましょう。

  • 人員(営業マン)が増えた ⇒ 営業机が置けない
  • 人員(営業マン)が増えた ⇒ 営業車両がビル・近隣で確保できなくなった
  • 企業イメージUPを図りたい ⇒ グレードの高い貸事務所ビルに…

…等いろいろなケースが発生すると思いますが、ここにも一つのポイントがあります。

その他希望内容には【優先順位(プライオリティ)】を付けましょう。

全てを満たせる貸事務所物件に巡り合う事が一番幸せである事は間違いありませんが、実際にはそのように行きません。

※恋人を探す事をイメージしてください。どうしても全てを満たせる人(=貸事務所)を探したい…と言っている方は、おそらく結婚(=貸事務所成約)には至っていない事が多いと思います。

上記の例を挙げていながら、”妥協”という言葉を使うのは大変失礼なことだとは思いますが【優先順位(プライオリティ)】を明確にして、妥協しても良い点を明確にしておきましょう。妥協しても良い…と思っていた点が、クリアになっていれば、その時に幸せ度がより高まる事になります。

※不動産業を行なっている上での経験値で言えば、貸事務所探しで希望内容を全て満たしている建物は、どこかには必ずある可能性が高いです。ただ問題点なのは、その満たしている建物が賃借人を募集しているか否かという事です。希望内容を満たしてくれる物件というのは、やはり万人に受けがよく、どの企業も借りたい!退去したくない!と思っているので、そのタイミングに巡り合えるかどうかという事です。

建物賃貸借契約

複数の貸事務所・貸ビル物件を内見し、自らの希望に適していると思われる物件に巡り合えば、入居申込書を貸主・管理会社へ提出する事になります。

尚、入居申込書には、賃貸募集条件そのままであれば、貸主・管理会社は企業与信を調べ、特に問題が無ければ、契約締結への運びとなります。

もし、借主側にて賃貸募集条件と異なる内容にて、貸主へ相談を持ち掛ける場合は、この入居申込書を持って条件交渉となります。

賃貸マンションなどであれば、引越日の設定なども容易く決定してしまう事も多いですが、貸事務所の移転・引越しとなれば、取引先・現使用物件の退去予告、入居前工事、インフラ関係の段取りなど、様々な事柄に目を向けなくてはなりません。

それらの事柄を踏まえて、条件交渉を行なう入居申込書の提出を行ないます。

条件交渉を含めて、貸主・借主合意に至れば、建物賃貸借契約へとなります。建物賃貸借契約には、当社のように仲介業務を行なう不動産会社が重要事項説明を行ないます。重要事項説明後に建物賃貸借契約書に捺印及び保証金・敷金・礼金などの必要費用を支払う事で契約締結(契約履行)となります。

解約予告提出

新しく移転する貸事務所・貸ビルとの契約締結が完了しましたら、現在利用している貸事務所・貸ビルの貸主に対して、解約予告の提出を行ないます。通例であれば、賃貸マンションなどの住居は1ヶ月前予告でありますが、貸事務所・貸ビルとなれば、6ヶ月前予告が一般的です。意味合いとしては、解約予告を提出してから、借主は6ヶ月後に退去します…という意思表示になります。= 移転先への引越しの準備が全て整っていても、解約予告提出から6ヶ月間は現在利用している貸事務所・貸ビルの貸主に6ヶ月間は賃料を支払わないといけないという事になりますのでご注意下さい。

尚、この解約予告期間は、基本的に月割りにて処理される事が一般的です。

よって、月の初旬に提出しても、下旬に提出しても同じ扱いになります。仮に月を1日でも跨いでしまうと、1ヶ月ズレてしまう事になります。

ただ、非常に重要な点でもありますが、移転先が決定(契約締結)していない段階で、早まって解約予告を提出するのは得策ではありません。移転先との契約が完了していない…という事は、移転自体がダメになってしまうかも知れない中、解約予告提出すると、移転先が決定していないのに現在利用している貸事務所を退去しなければならなくなるからです。状況などによる場合がありますが、原則として、解約予告提出は撤回という事が行えませんので、”移転先との契約締結完了後”に行なって頂くのがベストです。

新規貸事務所内レイアウト

貸事務所の移転先との契約締結、解約予告提出が完了しましたら、新しく利用する予定の貸事務所内でのレイアウト・改修工事の有無を考え、調整を行なっていく必要があります。

新しく利用する貸事務所内にて、椅子と机を置くだけ…等であれば、それほど気に病む点ではありませんが、どうしてもそれだけでは済みません。机のレイアウト、書類などを保管するキャビネットの配置、FAXコピーなどの複合機の配置、商談室・応接室などの小部屋の有無など、企業ごとに必要な内容が異なる為、どのように貸室内を利用するのが最適なのかという事を考えなくてはなりません。

動産物の配置関係などだけであれば、大きな問題点は有りませんが、貸室内にて商談室・応接室などの小部屋壁を造作する場合は、特に天井の照明の配置や空調の配置、消防設備(自動火災報知機など)なども鑑みなくてはなりません。

もし、どうしても照明・空調の位置関係変更などを必要とする場合は、物理的な可否を含めて貸主・管理会社側と相談を行なわなければなりません。

尚、貸事務所・貸ビル内での貸室内改修工事は、基本的に貸主指定業者によって取り行われる事が通例です。理由としては、建物の全体に関わる設備変更なども考えられる為です。

入居前改修工事確認~施工

入居前のレイアウトが確定しましたら、施工する業者・貸主・管理会社などと実際の詳細打合せを行なっていく必要があります。一棟貸ビルなどの単体物件の場合は、入居前工事を行なう施工期間などは平日などでも何ら問題ありませんが、貸事務所・貸ビルの場合は他入居者の利用もある為、土日又は夜間などに行なわれる事になります。その場合、どうしても施工日数に限りがありますので、早め早めに打合せから施工開始まで調整を行なう必要があります。

あと、光ケーブルなどのネット回線については、概ね貸ビルのMDFと呼ばれる配電盤までは入ってますが、そこから貸室までの2次側工事に関しては、借主が直接NTTなどに連絡し引込工事を行なって頂く必要があります。特にNTTなどの光ケーブルの引込工事に関しては、依頼してから設置施工してもらうまでにどうしても日数がかかってしまいます。(経験値上1ヶ月以上)

ですので、新しく移転する貸事務所・貸ビルとの契約締結が完了しましたら、早めにNTTなどに連絡し、回線引込の発注依頼を行なうようにして下さい。

新しい貸事務所・貸ビルに移転したのに、ネット環境が整っていない為、業務開始出来ない…というようなケースに陥らない為です。

引越作業

新しい貸事務所・貸ビルでの改修工事の完了予定日なども鑑みて、引越予定日を決定します。もちろん、契約締結するぐらいの前段階で概ね決定しているとは思いますが、詳細日時は工事完了日を含める事になると思います。

尚、引越予定日ですが、引越し時にエレベーターなどを占領してしまうケースが多い為、貸事務所・貸ビル側としては、概ね土日に行なって下さいという規約が通例です。

その場合、現在利用している貸事務所・貸ビル側にも事前連絡を行ない、退去する建物、新しく移転する建物、両方に対しての調整を行なわなくてはなりません。

基本的に、借主も引越しで業務を停止するわけにはいかないと思いますので、スムーズな引越し作業が行えるように様々な調整を行なっておく必要があります。

まとめ

…以上、これらの作業を行なう事によって、移転計画が成就するのですが、借主が通常業務を行ないながら全ての事柄を行なう事は容易ではありません。

当社は事業用の貸事務所・貸ビルに対する不動産プロです。

借主の要望に沿った貸事務所・貸ビルを探し、契約合意を行なうだけでは無く、契約締結後の移転準備アドバイスから、事業用専門の引越業者の紹介なども行えます。

 

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